مهارت‌های مدیریت زمان (بخش دوم)
مترجم: ماندانا معتضد
منبع: Toggl.com
بنابراین، مهم ترین مهارت‌های مدیریت زمان برای یادگیری چیست؟
کمی بعد به برخی از تکنیک‌ها و روش‌ها خواهیم پرداخت، اما این مهارت‌های اساسی همگی به شما کمک می‌کنند زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
۱) سازماندهی
وقتی یک مکان و فضا به خوبی سازماندهی شده است، منظور ما این است که آن فضا مرتب است و برای هر وسیله جایی وجود دارد و این جانمایی منطقی است.
*سازماندهی* در مفهوم مدیریت زمان به این معنی است که (برای هر کار زمانی وجود دارد، و این وظایف به گونه ای تنظیم شده اند که منطقی باشد.)
سازمان دهی یکی از مهارت های اساسی برای یادگیری مدیریت زمان بهتر و در کل بهره وری بهتر است.در حالی که ممکن است به نظر برسد که برخی افراد با این ویژگی متولد شده اند، اما سازماندهی مهارتی است که می توان قطعاً آن را آموخت.
۲) اولویت بندی
اینکه بتوانید وظایفی را که از همه مهمتر هستند اولویت بندی کنید، کلید مدیریت زمان موثر است.
با افزایش حجم کاری و انباشته شدن مسئولیت ها، رسیدن به هر چیزی آن هم در یک روز تقریبا غیرممکن می شود.
نداشتن ایده روشن از آنچه مهم است، و ناتوانی در قرار دادن آن به عنوان اولویت، باعث اتلاف وقت در انجام کارهای بی اهمیت یا حتی بلاتکلیفی و تحلیل رفتن می شود.
دانستن اینکه امروز واقعاً چه کاری باید انجام شود، و چه کارهایی را می توان تا فردا موکول کرد، یک مهارت حیاتی برای جلوگیری از لغزش بیش از حد است.
۳) نگه داشتن یک لیست
فهرست‌های انجام کار مانند اهداف روزانه هستند. آنها راهنمای کارهایی هستند که باید انجام شوند.
ممکن است با یک ایده مبهم سر کار بیایید که باید کارهایی انجام دهید، اما این چیزی در مورد وظایف واقعی که باید در آن لحظه انجام دهید به شما نمی گوید.
یا ممکن است اهداف بزرگی داشته باشید، مانند گرفتن ترفیع. اما برای رسیدن به این اهداف بزرگتر، باید بدانید که باید چه کاری انجام دهید.
تعیین اهداف بزرگ به شما کمک می کند تا جهت دارتر کار کنید،
در عین حال که لیست انجام کارها، شما را در مسیر همان پروژه نگه می دارد و به شما کمک می کنند تا سازماندهی و اولویت بندی کنید، که خود از مهارت های مهم مدیریت زمان به شمار می روند.
۴) ارتباطات
مهارت های ارتباطی در همه محیط های کاری مدرن بسیار مهم است، اما چگونه ارتباط موثر می تواند مدیریت زمان شما را بهبود بخشد؟
- توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران و مشتریان می تواند به تعیین انتظارات و اولویت ها کمک کند.
اگر برای تکمیل کاری که مشتری برای یک هفته دیگر به آن نیاز نداردعجله کنید، مدیریت زمان در این جا موثر نیست. - داشتن ارتباط خوب برای واگذاری وظایف به دیگران یکی دیگر از نکات کلیدی واز مهمترین مهارت های مدیریت زمان در این لیست است.
۵) برنامه ریزی
برنامه ریزی مهارتی است که مستلزم تشخیص این موضوع می باشد
که موضوعات فوری کدامند، چگونه این وظایف فوری هدف بزرگتری را دنبال می کنند، و سپس بر اساس مدت زمانی که این وظایف طول می کشد، برنامه‌ریزی را حول این اولویت‌ها بسازید.
برنامه ریزی یک مهارت در کنار مدیریت زمان است زیرا هیچ برنامه‌ای بدون در نظر گرفتن زمان جواب نمی دهد.
اگر برای یک تیم برنامه‌ریزی می‌کنید، باید بتوانید سریع برنامه‌ریزی کنید و برنامه‌تان را به هر کسی که در این موضوع دخیل است، منتقل کنید.
۶) مدیریت استرس
با شروع استرس و اضطراب، احساس سازماندهی یا مولد بودن دشوار می شود.
دانستن نحوه مدیریت این استرس و اضطراب برای مدیریت خوب زمان بسیار مهم است.
گاهی اوقات اتفاقات غیرمنتظره ای می افتد که برنامه روزانه شما را مختل می کند یا بخش خوبی از زمان ارزشمند کاری شما را می بلعد.
اگر بتوانید انعطاف پذیر بمانید و بدانید چگونه با یک برنامه جدید به عقب برگردید، در مدیریت زمان بهتر خواهید بود.
۷) استراحت
وقتی باتری گوشی شما کم است، چه کار می کنید؟ به احتمال زیاد اجازه می دهید شارژ شود.
همین کار را باید با مغز و بدن خود انجام دهید. اطمینان از داشتن استراحت های منظم، سطح انرژی و تمرکز شما را افزایش می دهد و به طور کلی منجر به مدیریت بهتر زمان می شود.
استراحت، ساده ترین مهارت مدیریت زمان است، اما اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید و سعی می دارید با خواب کمتر، زمان تلف شده را جبران کنید، سخت در اشتباهید.
از نظر علمی ثابت شده است که استراحت قدرت تمرکز را بهبود می بخشد و برای انجام کار اهمیت دارد.
۸) تکنیک‌ها و روش‌های مدیریت زمان
ما از زمان کتاب مدیریت زمان تیلور در سال ۱۹۱۱ راه زیادی را پیموده ایم.
در حال حاضر تکنیک‌ها و روش‌های مدیریت زمان بی شماری برای کمک به افزایش مهارت‌های مدیریت زمان و بهره‌وری شما طراحی شده است.
ادامه دارد…
