مهارت‌ های مدیریت زمان (بخش سوم)

مترجم: ماندانا معتضد

منبع: Toggl.com

 

ما از زمان کتاب مدیریت زمان تیلور در سال ۱۹۱۱ راه زیادی را پیموده ایم.

در حال حاضر تکنیک ها و روش های مدیریت زمان بی شماری برای کمک به افزایش مهارت های مدیریت زمان و بهره‌وری شما طراحی شده است.

در زیر، ما به برخی از محبوب ترین و شناخته شده ترین تکنیک های مدیریت اشاره خواهیم کرد.

مهارت های مدیریت زمان (بخش سوم)

• تکنیک پومودورو

این تایمر به شکل گوجه‌فرنگی که سازنده آن فرانچسکو سیریلو در دوران دانشجویی از آن استفاده می‌کرده، یکی از معروف‌ترین روش‌های مدیریت زمان تا به امروز است.

سیریلو متوجه شد که او فقط می تواند برای مدت معینی قبل از حواس پرت شدن تمرکز کند، بنابراین تصمیم گرفت روزهای خود را به «پومودوروها» تقسیم کند.

در این روش شما یک تایمر برای ۲۵ دقیقه تنظیم می کنید تا فقط روی کارهای خود تمرکز کنید.

وقتی تایمر تمام شد، پنج دقیقه استراحت خواهید داشت.

مهارت های مدیریت زمان (بخش سوم)

قبل از استراحت طولانی‌تر، این کار را برای چهار ست تکرار کنید.

این مفهوم ساده اما بسیار مؤثر است، زیرا احتمال تمرکز شما در مقابل تایمر بسیار بیشتر است.

همچنین برای کمک به تنظیم مجدد و افزایش بهره وری، زمان استراحت قابل توجهی را در روز برای خود در نظر گرفته اید.

برنامه‌ها و تایمرهای مختلفی برای کمک به شما با تکنیک پومودورو طراحی شده‌اند.

• انجام رساندن کارها (GTD)

  *Getting Things Done*

رویکرد به انجام رساندن کارها برای اولین بار توسط مشاور بهره وری دیوید آلن معرفی شد که با کتاب پرفروش خود، انجام کارها، به شهرت رسید.

آلن در آن روش بهره‌وری را توضیح می‌دهد که او اصرارش کمتر در مورد مدیریت زمان و بیشتر در مورد ایجاد نظم در هرج و مرج است.

بیش از دو میلیون نفر از آن زمان از روش *GTD Getting Things Done* برای سازماندهی زندگی کاری و خانگی خود استفاده کرده اند.

• پنج اصل *GTD* به شرح زیر است:

۱. همه چیز را یادداشت کنید.

این شامل نه تنها انجام امور، بلکه همچنین هر گونه افکار، کاغذ بازی، ایده ها، ایمیل. هر چیزی که توجه شما را جلب می کند.

۲. شفاف سازی و پردازش

این موارد به چه معنا هستند و چه چیزی در لیست مجموعه شما قابل اجرا است؟ چگونه در مورد آن چیزها عمل خواهید کرد؟

هر چیز دیگر بجز موارد بالا را می توان در حالت انتظار قرار داد، یا به سطل زباله انداخت یا در جایی برای مرجع ذخیره کرد.

۳. سازماندهی،دسته بندی و اولویت بندی.

آلن روش های مختلفی را برای دسته بندی همه چیزهای شما ارائه می دهد.

۴. تمام محتویات سیستم GTD خود را به طور منظم منعکس و مرور کنید تا مطمئن شوید که تمرکز و کنترل خود را حفظ می کنید.

۵. در نهایت، از سیستم GTD که ایجاد کرده اید برای تصمیم گیری و انجام کارهای مهم خود با اطمینان استفاده کنید.

• ماتریس آیزنهاور

یا همان ماتریس اهمیت و فوریت استیون کاوی، یک تکنیک مدیریت زمان عالی است که با عدم قطعیت و ناتوانی در تصمیم گیری فرد مقابله می کند.

ماتریس آیزنهاور برای اولین بار توسط دوایت دی. آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده، که نام وی برروی این روش گذاشته شده مورد استفاده قرار گرفت و این روش در کتاب هفت عادت افراد بسیار مؤثر آقای استفان کاوی به شهرت رسید.

مهارت های مدیریت زمان (بخش سوم)

برای استفاده از این روش مدیریت زمان، کافی است وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها در چهار قسمت اولویت بندی کنید:

*اول این کارها را انجام دهید*

اینها هم وظایف مهم و هم وظایف فوری شما هستند.

ابتدا روی این موارد تمرکز کنید تا آنها را از لیست خود حذف کنید.

*برنامه ریزی*

اینها وظایف مهمی هستند که فوری نیستند.

اینها را به طور موثر برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید که قسمت اول روانتر اجرا می شود.

*واگذاری کنید*

اینها کارهای فوری هستند که اهمیت کمتری دارند.

اطمینان حاصل کنید که از مهارت های مدیریت زمان خود برای واگذاری آن ها استفاده می کنید.

*این ها را انجام ندهید!*

در نهایت، این نوع کاری است که نه فوری است و نه مهم.

برای اینها وقت نگذارید…

• روش تایم باکسینگ

این روش مدیریت زمان توسط جیمز مارتین در کتاب توسعه سریع برنامه ها برای استفاده در توسعه نرم افزار Rapid معرفی شده است.

با این حال، از آن زمان تایم باکسینگ در خارج از دنیای توسعه نرم افزار محبوبیت بیشتری پیدا کرده است.

جعبه زمانی به قانون پارکینسون بستگی دارد، که بیان می کند که کار برای پر کردن زمان موجود بسط پیدا می کند.

این به این معنی است که اگر سه هفته به خودتان مهلت بدهید، حتی اگر می‌توانستید آن را خیلی سریع‌تر به پایان برسانید به احتمال زیاد انجام آن کار سه هفته طول می‌کشد.

با تایم‌باکسینگ، کارهایی را دارید که هیچ انگیزه‌ای برای انجام آنها ندارید یا کارهایی که معمولاً زمان زیادی را صرف آن‌ها می‌کنید.

سپس اهداف خود را با این وظایف مشخص می کنید و زمانی را که می خواهید روی آنها کار کنید تعیین کنید.

 

به عنوان مثال، ممکن است بگویید: من برای یک دوره ۳۰دقیقه ای در ساعت ۱ بعد از ظهر، روی پاسخ دادن به ایمیل ها کار خواهم کرد.

شما روی آن کار برنامه ریزی شده تا زمانی که دوره زمانی تمام شود کار خواهید کرد.

استفاده از یک برنامه ردیابی زمان و یک تقویم به تایم باکس می‌تواند تضمین کند که در راس اهداف خود باقی می‌مانید و می‌دانید که هر روز چه می‌کنید.

روش تایم بلاکینگ یا مسدود کردن زمان مشابه جعبه زمانی است، اما تاکید متفاوتی دارد.

مسدود کردن زمان بر رزرو بخشی از روز برای تکمیل یک کار تمرکز دارد، چه بر روی آن کار ۳۰ دقیقه یا دو ساعت وقت بگذارید.

از طرف دیگر، تایم باکسینگ بیشتر به محدود کردن بازه زمانی که برای یک کار خاص صرف می کنید تمرکز دارد.

به جای اینکه دو ساعت برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها وقت بگذارید، چون می دانید دو ساعت طول می‌کشد، فقط ۳۰ دقیقه را به خود فرصت می‌دهید و خودتان را به چالش می‌کشید تا در این بازه زمانی کار را تمام کنید.

ادامه دارد….

 

در ماه خاتون بیشتر بخوانید 👇👇👇

• مهارت‌های مدیریت زمان (بخش دوم)